Privacy Statement

Privacy Statement MOResult

In deze verklaring wordt het privacybeleid van MOResult toegelicht. Door gebruik te maken van, of mee te werken aan onze dienstverlening accepteert u dit privacybeleid en geeft u MOResult toestemming uw persoonsgegevens te gebruiken voor haar dienstverlening.

  1. Over MOResult

MOResult is een adviesbureau met verschillende takken van dienstverlening, waaronder management coaching, organisatie ontwikkeling en recruitment. Assessments worden hierin regelmatig ingezet. Een meer uitgebreide omschrijving van de dienstverlening van MOResult treft u aan op www.moresult.nl

  1. Definities

Kandidaat  = persoon die reageert op een geplaatste vacature door MOResult voor een opdrachtgever

Deelnemer = persoon die via een opdrachtgever wordt aangemeld voor assessment en/of coaching traject

Gegevens   =  Curriculum Vitae, begeleidend schrijven of motivatie, getuigschriften, diploma’s, gegevens over een kandidaat verkregen via een             interview of assessment of referentiecontroles, rapportages naar aanleiding van gemaakte assessmentopgaven en het assessmentrapport

Opdrachtgever = organisatie die MOResult inhuurt voor het adviseren en uitvoeren van een werving & selectie procedure, een assessment of een coaching traject

 

Beheren van gegevens van kandidaten in een werving & selectie procedure

Het betreft hier werving & selectie procedures, waarvan zowel de werving als de selectie door MOResult wordt uitgevoerd voor, en in samenwerking met, een opdrachtgever.

Vacature 

MOResult plaatst vacatures voor opdrachtgevers in verschillende media en nodigt hiermee eventuele kandidaten uit om te solliciteren op een specifieke vacature bij een specifieke organisatie. Alleen reacties die direct van kandidaten zijn ontvangen worden in behandeling genomen. Reacties die via derden worden verkregen worden vernietigd. Indien mogelijk, wordt de betrokkene geïnformeerd over het feit dat een derde zijn/haar persoonsgegevens heeft verstrekt via de beschikbare contactgegevens. MOResult voert deze opdrachten uit op basis van een overeenkomst met haar opdrachtgever. Bij de uitnodiging om te solliciteren staat ook een vermelding naar het Privacy Statement van MOResult op de website van MOResult vermeld. Zo kunnen eventuele kandidaten zich vooraf informeren omtrent de verwerking van hun persoonsgegevens door MOResult. Door te solliciteren verleent de sollicitant aan MOResult het recht om de persoonsgegevens te gebruiken voor het invullen van deze specifieke opdracht. Kandidaten kunnen op ieder moment dit recht tot toestemming intrekken. MOResult zal dit direct verwerken in haar systemen en indien nodig communiceren met opdrachtgever of een verwerker die ook kennis heeft van deze gegevens. Verder hebben kandidaten het recht tot dataportabiliteit en beperking zoals gedefinieerd is in de Privacy wetgeving. Ter bevestiging dat dit alles is gebeurd volgt een berichtgeving naar de voormalige kandidaat.

Ontvangstbevestiging

De ontvangst van een sollicitatie wordt bevestigd. In de bevestiging staat de uiterlijke termijn waarop over het vervolg van de procedure wordt bericht en een verwijzing naar de privacyverklaring op de website van MOResult of de privacyverklaring is bijgevoegd.

Gebruik van gegevens van kandidaten door MOResult

De gegevens van een kandidaat worden alleen gebruikt voor de specifieke functie bij de opdrachtgever waarop de kandidaat heeft gesolliciteerd. Uitsluitend na voorafgaande schriftelijke toestemming van een kandidaat kan hiervan afgeweken worden. MOResult vraagt aan kandidaten, op basis van een contractuele overeenkomst met een opdrachtgever, persoonsgegevens om een goed beoordelingsproces te kunnen uitvoeren. Een kandidaat is niet verplicht om deze gegevens te verstrekken. Wanneer in onvoldoende mate gegevens worden vertrekt zal MOResult de opdrachtgever, indien nodig, hierover informeren omdat MOResult dan niet in staat is een kwalitatief goed advies op te stellen. Het informeren van de opdrachtgever gebeurt pas nadat de kandidaat gevraagd is alsnog de benodigde gegevens te verstrekken.

Gebruik van gegevens van kandidaten door opdrachtgevers van MOResult

MOResult heeft met de opdrachtgever afgesproken dat deze vertrouwelijk omgaat met de gegevens van kandidaten en met de informatie die MOResult verstrekt over kandidaten. MOResult kan niet garanderen dat de opdrachtgever dit ook doet. Wanneer MOResult ontdekt dat een opdrachtgever zich niet aan deze afspraak houdt, zal MOResult de desbetreffende kandidaten hierover informeren en de opdrachtgever hierop aanspreken.

Beheer van gegevens van kandidaten waarmee de procedure niet wordt vervolgd

Van kandidaten waarmee de procedure niet wordt vervolgd worden de ter beschikking gestelde en verzamelde gegevens binnen 3 maanden na het afronden van de procedure (afronden = startdatum dienstbetrekking nieuwe medewerker of stopzetten door de opdrachtgever van de procedure), vernietigd.

Deelname aan een assessment

Kandidaten kunnen in het vervolg van de procedure uitgenodigd worden om deel te nemen aan een assessment. Hieronder wordt beschreven hoe MOResult deze gegevens beheert.

 

Beheren van gegevens van deelnemers aan een selectie en/of ontwikkel traject (assessment en eventueel coaching traject)

Verzamelen van gegevens

In het kader van een selectie en/of ontwikkel traject wordt veelal een assessment uitgevoerd. In het kader van een dergelijk traject verzamelt MOResult de volgende informatie:

Persoonsgegevens zoals NAW-gegevens, opleidingsniveau, geslacht en e-mailadres

Deze persoonsgegevens zijn nodig om unieke gebruikers aan te kunnen maken en om de juiste normen te kunnen gebruiken. De bewaartermijn voor deze gegevens is maximaal drie jaar. Een dergelijke termijn is noodzakelijk voor het desgevraagd adviseren van organisatie en kandidaten in hun ontwikkeling. Op verzoek kunnen de gegevens direct na een assessment verwijderd of geanonimiseerd worden. Concreet betekent anonimiseren het volgende: uw naam wordt omgezet in een code en uw e-mailadres wordt verwijderd.

Uiterlijk binnen een maand na afloop van het assessment wordt het assessmentrapport pseudoniem gemaakt. Opdrachten en verstrekte gegevens vanuit de opdrachtgever, alsmede uitnodigingen voor het assessment en andere verzonden berichten naar de deelnemer worden binnen 3 maanden verwijderd.

Antwoorden op vragenlijsten

Alle antwoorden op vragenlijsten worden, met vermelding van de naam en het emailadres, opgeslagen. Met behulp van deze data worden ‘scores’ uitgerekend. Dit gebeurt door de licentiepartner van MOResult. Deze licentiepartner is een marktleider in de wereld van assessments. MOResult kan en zal, desgevraagd alle data van een kandidaat verwijderen uit hun systemen. De licentiepartner gebruikt geanonimiseerde data voor het verder ontwikkelen van hun systemen. Deze geanonimiseerde data blijft voor onbepaalde tijd bewaard in hun database.

Antwoorden op open vragen (o.a. bij 360 graden onderzoeken)

Alle antwoorden op open vragen worden binnen een maand gepseudonimiseerd en apart in de database van MOResult bijgehouden. De bewaartermijn voor deze gegevens is drie jaar. Een dergelijke termijn is noodzakelijk voor het maken van groepsrapportages, alsmede voor het nogmaals verstrekken van rapporten aan deelnemers indien zij hun rapport zijn kwijtgeraakt. Onderhavige gegevens worden niet gebruikt voor onderzoek, daarom worden de gegevens na drie jaar volledig verwijderd.

Scores

Zodra de benodigde vragenlijsten ingevuld zijn, kunnen de testscores door de licentiepartner van MOResult worden berekend. Deze scores worden vertaald in normscores, waarbij dankzij de persoonsgegevens gekozen wordt voor een bepaalde normgroep. De normgroepen worden geselecteerd op basis van de persoonsgegevens en functiegegevens: geslacht, nationaliteit en opleidingsniveau behorende bij de functie. De testscores worden permanent apart en anoniem opgeslagen in de database van CEB/Gartner, teneinde verdere verfijning van de normen mogelijk te maken en wetenschappelijke onderzoeken op deze testscores te kunnen verrichten.

MOResult vraagt aan deelnemers, op basis van een contractuele overeenkomst met een opdrachtgever, persoonsgegevens om een goed beoordelingsproces te kunnen uitvoeren. Een deelnemer is niet verplicht om deze gegevens te verstrekken. Wanneer in onvoldoende mate gegevens worden vertrekt zal MOResult de opdrachtgever hierover informeren omdat MOResult dan niet in staat is een kwalitatief goed advies op te stellen. Het informeren van de opdrachtgever gebeurt pas nadat de kandidaat gevraagd is alsnog de benodigde gegevens te verstrekken.

Opslag en beveiliging van gegevens

MOResult draagt zorg voor adequate veiligheidsprocedures, teneinde uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. MOResult spant zich er voor in onnodige verzameling en verdere verwerking van uw persoonsgegevens zoveel mogelijk te voorkomen. Om dit alles te realiseren heeft MOResult een managementsysteem ontwikkelt dat periodiek in- en extern wordt ge-audit.

Gegevens worden opgeslagen op een gegevensdrager die eigendom is van MOResult en die niet gekoppeld is aan enig ander systeem. De gegevens zijn hierdoor niet toegankelijk voor derden. Periodiek wordt hiervan een back-up gemaakt.

Uw dossier wordt op zodanige wijze bewaard door MOResult, dat zonder de toestemming van uw consultant niemand toegang heeft tot uw dossier. Zo blijft de vertrouwelijkheid van uw gegevens bewaard.

Bewaartermijn

Na beëindiging van de werkzaamheden bewaart MOResult uw assessmentrapport maximaal drie jaar voor ontwikkeldoeleinden. Alle overige gegevens worden binnen een maand vernietigd of verwijderd. Na het verwijderen van het assessment rapport kan uw rapport met testgegevens niet langer worden verstrekt. Tevens heeft u, na het verloop van deze periode, niet langer het recht op inzage en/of afgifte van uw dossier, aangezien het dossier niet langer bestaat.

Geheimhouding MOResult

MOResult is te allen tijde gehouden tot geheimhouding van alle kennis die voortkomt uit de werkzaamheden, mits dit gegevens van vertrouwelijke aard zijn. Onder de geheimhouding valt ook het professionele oordeel over u van de consultant. Deze geheimhouding blijft ook na het beëindigen van de werkzaamheden bestaan.

Kandidaten en/of deelnemers van buiten Europa

Wanneer kandidaten of deelnemers van buiten Europa participeren in de processen van MOResult, is de AVG verordening en het Nederlands lidstatelijk recht van toepassing.

 

Verstrekking gegevens aan derden

Slechts indien u MOResult daarvoor aantoonbaar toestemming geeft, zal worden overgegaan tot het delen van uw persoonsgegevens met derden, niet zijnde uw werkgever. U heeft het recht om verstrekking van uw rapportage, aan uw (eventueel toekomstige) werkgever, te blokkeren. Blokkeren is niet mogelijk, indien er sprake is van een wettelijke regeling, waaruit blijkt dat de rapportage toch verstrekt dient te worden. In dit geval wordt u door MOResult in de gelegenheid gesteld om eventuele bezwaren tegen uw rapportage op te stellen. Uw bezwaren zullen gelijktijdig worden verstuurd met uw rapportage. Het assessmentrapport is een volledig en afgewogen advies. Het is niet mogelijk om het verstrekken van uitsluitend delen van deze rapportage te blokkeren. Indien u dit wenst zal het verstrekken van het gehele rapport worden geblokkeerd. Wanneer u feitelijke onjuistheden constateert zal de verstrekking worden opgeschort totdat deze zijn aangepast.

Cookies

Voor de commerciële sites kan door MOResult gebruik worden gemaakt van Google Analytics, echter deze informatie wordt uitsluitend gebruikt om rapporten over de website-activiteit op te stellen ten aanzien van het gebruik van de website door de bezoekers. De statistieken worden anoniem bijgehouden. MOResult maakt voor de online instrumenten geen gebruik van tracking cookies.

Berichten van betrokkene(n)

Alvorens er actie wordt ondernomen naar aanleiding van een bericht van een kandidaat of deelnemer, zal MOResult verifiëren of het bericht ook rechtstreeks afkomstig is van deze kandidaat of deelnemer. Dit kan plaatsvinden door een extra bevestiging te vragen per email of telefoon.

Inzage, wijzigen en verwijderen van gegevens

Het is mogelijk om de door MOResult verzamelde persoonsgegevens van uzelf in te zien, te wijzigen of te verwijderen. Aan u wordt een inzage in en/of een afschrift van uw dossier geven, wanneer u hier om verzoekt. In specifieke gevallen kunt u slechts het rapport inzien op het kantoor van MOResult. In het algemeen kunt u een afschrift ontvangen per e-mail. Daarnaast worden de gegevens in uw dossier gecorrigeerd, indien u kunt aantonen dat deze: a) onjuist zijn, b) onvolledig zijn of c) niet ter zake doen voor de doelstelling van het dossier. Wanneer u een schriftelijk verzoek indient tot vernietiging van uw dossier, dan is MOResult verplicht om tot daadwerkelijke vernietiging hiervan over te gaan. Al deze (gewenste) mutaties zal MOResult zo snel mogelijk doorgeven aan eventuele Verwerkers van MOResult of aan haar opdrachtgever.

Klachten en klachtenafhandeling

MOResult heeft in het kader van de AVG wetgeving een klachtenprocedure. Deze procedure is voor iedere deelnemer aan een werving&selectie traject of een selectie en/of ontwikkeltraject in te zien. Op verzoek (telefonisch, email) wordt de procedure toegestuurd. In de regel worden klachten binnen 14 dagen na bevestiging van de ontvangst afgehandeld. Wanneer dit niet mogelijk is, wordt hierover bericht met de oorzaak van dit uitstel. De uitkomst van de klacht wordt schriftelijk kenbaar gemaakt. Klachten worden structureel meegenomen in de verbetering van de processen van MOResult.

Klachten over MOResult kunt u ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:  www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Beschikt uw organisatie over de juiste mensen om ook in de toekomst succesvol te zijn?