Prestaties verbeteren en het motiveren van medewerkers

Datum: 18-01-2016, door Willem Olthof

Deze blog gaat over een onderwerp dat veelvuldig aan de orde komt in mijn adviespraktijk. Een medewerker presteert nog niet naar verwachting terwijl toch de overtuiging aanwezig is dat dit wel mogelijk is. Afscheid nemen is dus (nog) niet aan de orde. Wat is de juiste aanpak en hoe kunnen we de medewerker gericht helpen in de ontwikkeling van het juiste gedrag? Ik ga hier dieper op in aan de hand van een eenvoudig model dat ik bij een voormalige werkgever heb leren kennen. Iemand behaalt resultaat in een functie wanneer de juiste activiteiten, in voldoende mate, goed worden uitgevoerd. Er zijn dus 3 factoren die een positieve uitkomst bepalen. Wanneer de uitkomst van minimaal 1 van deze 3 aspecten negatief is dan is het resultaat van het functioneren van de medewerker ook onvoldoende.

1. De juiste activiteiten

Dit heeft vooral betrekking op de organisatie van de werkzaamheden. We kennen allemaal wel het voorbeeld van de accountmanager die op dinsdagmorgen bezoekrapporten maakt terwijl dit nu juist het moment is om bij klanten aan tafel te zitten. Een ander voorbeeld is de servicemonteur die te lang bezig is met het zelfstandig oplossen van een storing in plaats van de hulp van een collega in te roepen. Tot slot het voorbeeld van een leidinggevende die veel tijd besteed aan het vullen van spreadsheets maar te weinig in contact is met de eigen medewerkers.

Aan de hand van de volgende vragen kan worden vastgesteld of er verbetering in het doen van de juiste activiteiten mogelijk is:

  • Wordt er doelgericht gewerkt?
  • Worden de juiste activiteiten op het juiste moment uitgevoerd?
  • Wordt er goed samengewerkt met collega’s?
  • Wordt er planmatig gewerkt?
  • Vindt er tijdige afstemming plaats?

De manager van de desbetreffende medewerker is bij uitstek degene die de verbetering zal moeten initiëren, begeleiden en bewaken. De oplossing is te vinden in het verbeteren van de organisatie van de werkzaamheden van de desbetreffende medewerker.

2. In voldoende mate

Wanneer de output onvoldoende is ontstaan er vrijwel direct vragen die betrekking hebben op de inzet, motivatie en het doorzettingsvermogen van de medewerker. In een persoonlijk gesprek kunnen aan de medewerker kunnen de volgende vragen gesteld worden:

  • Hoe ga je met tegenslag om?
  • Hoeveel tijd ben je daadwerkelijk beschikbaar voor het werk?
  • Wat zijn jouw persoonlijke drijfveren?
  • Wat is aantrekkelijk in de functie?
  • Wat is niet aantrekkelijk in de functie?

De uitkomst van dit gesprek kan zijn dat de focus meer op het werk komt te liggen en/of dat prikkels beter aansluiten op de motivatie van de medewerker. Hierdoor ontstaat de extra gewenste inzet en motivatie. De ervaring leert dat (een deel van) de oplossing vaak ligt in het op een andere wijze waarderen van de medewerker. Dit ligt niet altijd binnen het bereik van de manager. Daarom wordt ook aanbevolen dat de manager samen met een professional van de afdeling HR en de medewerker dit gesprek hebben om vervolgens de uitkomst vertalen naar een passende oplossing.

3. Goed worden gedaan

Hier betreft het de kwaliteit van de uitgevoerde werkzaamheden. Wanneer het hieraan schort kunnen de volgende vragen tot een scherper inzicht leiden:

  • Is er een tekort aan kennis?
  • Is de medewerker voldoende vaardig om de functie uit te oefenen?
  • Is het werk- en denkniveau voldoende ontwikkeld?
  • Zijn de contactuele vaardigheden voldoende ontwikkeld?
  • Is de medewerkers communicatief voldoende vaardigheden?

Wanneer de kwaliteit het probleem is kan er een opleidingsprogramma op maat worden vastgesteld. Expertise op dit gebied is veelal binnen de afdeling HR aanwezig. Aanbevolen wordt dan ook om een professional van HR bij dit gesprek te betrekken.

De weg naar verbetering

Analyseer aan de hand van dit eenvoudige model waar de mogelijke oorzaken liggen van de achterblijvende prestaties van de medewerker. Stel in een gesprek met de desbetreffende medewerker vast of dit daadwerkelijk zo is. Een assessment is een krachtig hulpmiddel om snel een zorgvuldige analyse te maken van de sterke en zwakke punten van een medewerker. De expertise van de afdeling HR is zeer welkom wanneer de oorzaak ligt in een gebrekkige motivatie of het missen van de juiste kennis en vaardigheden. Door nauwkeurig vast te stellen waar het aan schort, is het mogelijk om een doelgericht en effectief ontwikkelplan op te stellen.

Gerichte inspanning loont

De basis voor het succes van iedere organisatie is dat de juiste mensen, gemotiveerd, de juiste dingen doen. Dit vraagt voortdurend om aandacht en onderhoud en een gerichte aanpak vanuit het management. Wanneer dit goed wordt uitgevoerd zijn de resultaten snel zichtbaar en groeien zowel de medewerkers als de organisatie.

Beschikt uw organisatie over de juiste mensen om ook in de toekomst succesvol te zijn?