Een sollicitant is een klant

In de huidige krappe arbeidsmarkt is het lastig om voldoende reacties te ontvangen op geplaatste vacatures. Het aantal actieve banenzoekers is sterk afgenomen en zowel het geringe aantal actieve als de, nog altijd grote groep, latente banenzoekers hebben vele vacatures waaruit ze kunnen kiezen. Het is dus nog belangrijker geworden om het beperkte aantal geïnteresseerden in jullie vacature de juiste aandacht te geven. Het laatste wat we willen is dat iemand, die de juiste persoon lijkt te zijn voor onze vacature, zich terugtrekt uit de procedure.

Veel werkgevers staan nog volledig in de ‘selectiestand’. Het hoofddoel van het voeren van gesprekken met de kandidaat is om vast te stellen of de kandidaat de juiste persoon is voor de vacature. De term ‘kandidaat’ geeft ook uiting aan deze eenzijdige kijk op het sollicitatieproces. En om dit proces een beetje efficiënt in te richten vragen we voorafgaand aan een eerste kennismaking bij voorkeur ook om:

• Een CV
• Een motivatiebrief
• (soms zelfs om) referenties, getuigschriften en diploma’s

In een eerste gesprek wordt de kandidaat vervolgens het hemd van het lijf gevraagd en wordt er slechts zeer summier een schets gegeven van de vacature en de organisatie. Vervolgens vinden er weer verdiepende gesprekken en/of een assessment plaats. Wanneer de uitkomst hiervan nog steeds positief is volgt uiteindelijk een aanbod. En het invullen van de informatiebehoefte van de kandidaat dan? Tja, dat is veelal afhankelijk van de assertiviteit van de kandidaat. 

Wanneer een organisatie op een vergelijkbare wijze met potentiële klanten omgaat, is de kans erg klein dat dit ook kopende klanten worden. Wanneer geïnteresseerden afhaken in een werving & selectie procedure is het goed mogelijk dat de wijze waarop met de geïnteresseerde is omgegaan hier debet aan is.

Hoe kan het beter? Het antwoord is gemakkelijk: ‘Zie de geïnteresseerde als een klant en doe dan ook dat wat nodig is om op een eenvoudige en prettige manier zaken met elkaar te gaan doen.’

De meeste vacatures worden op een mobiele telefoon gelezen. Zorg dat jouw vacature hierop goed leesbaar is en maak het direct reageren mogelijk, bijvoorbeeld door het sturen van een korte e-mail of een whatsapp. Wanneer je eenmaal in contact bent met een geïnteresseerde kun je altijd vragen of deze persoon een CV beschikbaar heeft. En omdat je toch geen tientallen reacties ontvangt, is deze aanpak niet al te arbeidsintensief. Het opstellen van een goede vacaturetekst is overigens niet eenvoudig. 

Zorg dat het aanbod volledig is. Niemand is geïnteresseerd in een auto waar geen prijs bij staat vermeld. Geef dus ook aan binnen welke range salaris en andere arbeidsvoorwaarden liggen en ga ook in op mogelijkheden om parttime te werken, hybride te werken, opleidingen te volgen. Hierbij geldt: des te concreter, des te beter. Een kreet als ‘volop ruimte voor initiatief’ is nietszeggend en kun je beter weglaten. 

Sluit geen doelgroepen uit die je niet wilt uitsluiten. Veel vacatureteksten zijn nogal ‘mannelijk’ opgesteld. Vrouwen herkennen zichzelf hier niet goed in en zullen dus minder snel interesse tonen. 

Zorg dat je ook buiten kantoortijden beschikbaar bent voor het beantwoorden van vragen van geïnteresseerden. 

Geef een vlotte en sympathieke reactie. Stuur binnen 48 uur een ontvangstbevestiging en binnen 1 week een uitnodiging of een gemotiveerde afwijzing.

Plan een eerste kennismaking on- of offline. Online gaat vaak wat sneller en kost wat minder tijd. Prima om over en weer even na te gaan of een meer verdiepende kennismaking zinvol is. Met een offline kennismaking kun je meer direct het verschil maken. Stem gewoon samen even af wat het meest passend is.

Onderzoek vooral in een gesprek wat de behoefte van de geïnteresseerde precies is. Zoekt deze persoon een baan die veel overeenkomsten heeft met de baan die jij beschikbaar hebt? Geef aan in hoeverre je deze behoefte kunt invullen en ook waar mogelijke verschillen liggen. In plaats van de geïnteresseerde het hemd van het lijf te vragen, verdiep je je in de persoon tegenover je. En zo kom je trouwens al heel veel te weten over deze persoon en ben je zelf ook aan het selecteren. Richt het vervolg van de procedure ook in, op basis van de verkregen informatie. Wanneer een geïnteresseerde aangeeft dat het werken in een leuk team belangrijk is, zorg dan dat een kennismaking met dit team een volgende stap is in de kennismaking. 

Geef prioriteit aan het afstemmen van de arbeidsvoorwaarden en -omstandigheden. Veel werkgevers volgen een tactiek waarin ze een poging ondernemen om kandidaten in een aantal gesprekken te verleiden in de hoop dat ze aan het eind van de procedure het arbeidscontract kunnen sluiten tegen een minimale prijs. Dit werkt niet in de huidige markt. Geïnteresseerden hoeven veelal niet te veranderen van baan maar staan wel open om te groeien. Ze willen in snel nagaan of dit mogelijk is bij jouw vacature. Wanneer dit teveel tijd kost en de uitkomst ongewis is, verschuift de aandacht vanzelf naar een soortgelijke vacature elders. 

En natuurlijk kun je een afspraak over arbeidsvoorwaarden maken onder voorbehoud van een positieve uitkomst van het vervolg van de procedure (vervolggesprekken, assessment). Zo voorkom je bovendien ook dat, na een zeer uitgebreide kennismaking, de arbeidsvoorwaarden opeens een niet te nemen hindernis blijken te zijn. 

Stel ook samen een on-boarding programma op. Het voordeel hiervan is dat de samenwerking dan ook al echt begint. Jouw nieuwe medewerker zet vanaf dit moment de aandacht op een vlotte en goede start van de volgende stap in de loopbaan en jij regelt tijdig alles wat voor een prettige en goede start nodig is. Een optimale start van de samenwerking!

Wanneer je een bovenstaande aanpak volgt zul je gaan merken dat goede kandidaten ‘aan boord’ blijven. Wanneer je deze aanpak ook publiceert op het werkenbij-deel van jullie website en hieraan refereert in de vacature, zal het aantal geïnteresseerden in jullie vacatures mogelijk ook gaan toenemen. 

Meer weten of direct samen met MOResult aan de slag?